In het licht van het advies van de overheid na de uitbraak van het coronavirus hebben veel bedrijven zich voorbereid op thuiswerken. Wij bekijken een aantal IT-oplossingen die ervoor zorgen dat uw team alles heeft wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt en veilig uit te voeren.
Veel bedrijfseigenaren waren in het verleden huiverig om de overstap te maken naar thuis- of telewerken, maar door de aanhoudende noodsituatie op gezondheidsgebied hebben ze misschien weinig keus. Op de middellange termijn verwachten we ook dat veel meer bedrijven zich zullen aansluiten bij de bedrijven die al zijn overgestapt op thuiswerken. Maar werken op afstand is niet iets om je zorgen over te maken, op voorwaarde dat je personeel over de juiste hulpmiddelen beschikt om hun werk te kunnen doen. Een goede laptop of pc met een betrouwbare internetverbinding is vanzelfsprekend, maar er zijn nog andere IT-oplossingen nodig om effectief en veilig te kunnen werken...
Office 365
Als het gaat om werken op afstand, zijn er een aantal echt handige functies van Office 365 die speciaal zijn ontworpen om werken op afstand sneller en gemakkelijker te maken. Met Team Sites kunnen meerdere mensen samenwerken aan documenten en mappen. U kunt tijdlogs bekijken, zien wie wijzigingen heeft aangebracht en machtigingen bewerken zonder op dezelfde locatie te zijn. Office 365 wordt ook geleverd met e-mailfunctionaliteit (die zijn voor de hand liggende toepassingen heeft), maar er zijn andere communicatietools zoals Skype (dat Lync heeft vervangen) en Teams die de communicatie tussen werknemers gemakkelijker maken. Sommige Office 365 licenties staan installatie toe op maximaal 5 telefoons, 5 tablets en 5 pc's of Macs per gebruiker, dus als je een apparaat thuis gebruikt of een laptop hebt gekregen die je specifiek kunt gebruiken om thuis te werken, kun je Office misschien daarop installeren zonder voor een nieuwe licentie te betalen.
VPN's
Een Virtual Private Network (VPN) is een tunnel die toegang geeft tot interne bestanden vanaf een externe locatie alsof je op kantoor bent. Gebruikers loggen in op hun account en hebben dan toegang tot een bedrijfsnetwerk vanaf elke plek met internettoegang. Moderne VPN-tunnels zijn zwaar versleuteld, zodat je je geen zorgen hoeft te maken dat iemand je gegevens kan bespioneren.
Versleuteling harde schijf
Omdat mensen verantwoordelijk zijn voor hun werktechnologie terwijl ze thuis werken, is er een verhoogd risico op verlies of diefstal van apparaten of laptops. De kosten van de hardware zijn één ding, maar het verlies van gegevens is potentieel verwoestend voor bedrijven van elke omvang. Je kunt voorzorgsmaatregelen nemen door de harde schijven van je bedrijfslaptops en alle belangrijke bestanden die worden gebruikt op apparaten van werknemers te versleutelen. Als gebruikers persoonlijke apparaten gebruiken, moet versleuteling worden afgedwongen in het IT-beleid van het bedrijf. Als je bedrijfsgegevens opslaat op laptops die worden gebruikt voor thuiswerken, dan heeft Windows 10 een ingebouwd encryptieprogramma genaamd Bitlocker dat vrij eenvoudig is in te stellen.
IP-telefoons
Als je bedrijf een intern telefoonsysteem heeft, kun je misschien bellen en gebeld worden alsof je op kantoor bent. Dit doe je door thuis een handset in te stellen met behulp van een VPN of internetroutering. Oproepen naar je zakelijke nummer kunnen dan buiten kantoor worden aangenomen en worden doorgeschakeld naar andere personeelsleden die ook thuis werken. Sommige telefoonsystemen hebben ook de optie om oproepdoorschakeling in te stellen, zodat je gesprekken van je bureautelefoon kunt doorschakelen naar je mobiele telefoon.
Externe desktopservices
Met dit soort diensten kunnen gebruikers de controle over een computer of virtuele machine op afstand overnemen via een netwerkverbinding. Windows wordt geleverd met Remote Desktop al geïnstalleerd, maar er zijn ook andere diensten beschikbaar zoals LogMeIn. Sommige programma's zijn te intensief om via een VPN te gebruiken, maar met Remote Desktop Services kun je verbinding maken met een andere machine en het programma vanaf daar uitvoeren.
Gegevensback-up op afstand
Externe back-upservices nemen alle gegevens die je op je apparaat hebt opgeslagen en maken er elke nacht (of op een tijdstip dat jou het beste uitkomt) een back-up van op een veilige locatie. Waarom zijn back-ups nuttig? We gaan er hier in detail op in, maar zoals gezegd maakt het verhoogde risico op diefstal of schade je gegevens kwetsbaar. Als je werknemers gegevensback-ups op afstand hebben ingeschakeld, zijn hun bestanden beschikbaar in de cloud, zelfs als de hardware wordt gestolen.
Deze grootschalige verschuiving naar thuiswerken hoeft niet verstorend te zijn en kan in de toekomst zelfs leiden tot een veel flexibeler, efficiënter en dynamischer personeelsbestand. ASK4 Solutions kan alle bovenstaande IT-oplossingen leveren en adviseren om de overgang naar thuiswerken voor u en uw team te vergemakkelijken. Als u meer informatie wilt over hoe u deze in uw bedrijf kunt implementeren, neem dan contact met ons op.
