1. Over dit beleid

ASK4 Limited en ASK4 Solutions Limited (“wij”, “ons”, “onze”) zetten zich in om uw persoonsgegevens te beschermen en deze op een eerlijke, rechtmatige en transparante wijze te verwerken.

In dit beleid wordt uitgelegd hoe u een klacht kunt indienen over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe wij die klacht zullen behandelen.

2. Voor wie dit beleid geldt

Dit beleid is van toepassing op klanten, potentiële klanten, zakelijke contacten en bezoekers van onze websites.

Dit geldt ook voor bewoners die gebruikmaken van onze internet- of andere beheerde diensten.

Als u inwoner bent, wordt de klachtenprocedure voor kwesties die geen verband houden met de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, beschreven in onze formele klachtenprocedure.

Dit beleid is niet van toepassing op klachten van onze medewerkers of aandeelhouders, noch op zaken die voortvloeien uit zakelijke IT-diensten waarbij wij als verwerker optreden. Wanneer wij als verwerker optreden, zullen wij de klacht doorsturen naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke, wat doorgaans onze klant is.

3. Uw recht om een klacht in te dienen

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, hebt u het recht om bij ons een klacht in te dienen. U kunt bezwaar maken tegen:

  • hoe uw persoonsgegevens zijn verzameld of gebruikt;
  • toegang tot uw persoonsgegevens;
  • de juistheid van uw persoonsgegevens;
  • hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;
  • de beveiliging van uw persoonsgegevens; of
  • marketingberichten die u hebt ontvangen.

We raden u aan eerst contact met ons op te nemen. In de meeste gevallen kunnen we problemen snel oplossen zonder dat er een formele klacht nodig is.

4. Hoe dient u een klacht in?

U kunt op een van de volgende manieren contact met ons opnemen:

Wanneer u contact met ons opneemt, verzoeken wij u het volgende te vermelden:

  • uw naam en contactgegevens;
  • een duidelijke beschrijving van uw vraag; en
  • eventuele relevante rekening- of referentienummers, indien u die heeft.

U hoeft geen juridisch jargon te gebruiken. Vertel ons gewoon wat er is gebeurd en wat u wilt dat wij hieraan doen.

5. Wat gebeurt er nu?

5.1 Dankwoord

Wij zullen de ontvangst van uw klacht binnen 30 kalenderdagen bevestigen.

5.2 Beoordeling en onderzoek

We zullen:

  • lees uw klacht zorgvuldig door;
  • de betreffende systemen, processen en gegevens onderzoeken;
  • rekening houden met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming; en
  • waar van toepassing, contact onderhouden met derden, bijvoorbeeld wanneer we persoonsgegevens verwerken namens een vastgoedeigenaar of dienstverlener.

5.3 U op de hoogte houden

Als uw klacht complex is of meer tijd vergt om te onderzoeken, houden wij u op de hoogte van de voortgang en laten wij u weten of wij meer informatie van u nodig hebben.

5.4 Ons antwoord

Wij zullen u zo spoedig mogelijk een schriftelijk antwoord sturen. Ons antwoord bevat het volgende:

  • de uitkomst van ons onderzoek;
  • een toelichting op ons besluit; en
  • nadere informatie over de maatregelen die we hebben genomen of van plan zijn te nemen.

6. Uw identiteit verifiëren

Voordat we uw klacht in behandeling kunnen nemen, moeten we mogelijk uw identiteit verifiëren. Dit doen we om:

  • uw persoonsgegevens beschermen; en
  • zorg ervoor dat we de juiste persoon aanspreken.

We zullen alleen om informatie vragen die voor dit doel noodzakelijk en evenredig is.

7. Als u niet tevreden bent

Als u niet tevreden bent met ons antwoord, hebt u het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Bureau van de Informatiecommissaris

We raden u aan eerst contact met ons op te nemen via de bovenstaande contactgegevens, zodat we de kans krijgen om uw probleem op te lossen.

8. Administratie

We houden een register bij van klachten en de afhandeling daarvan om:

  • onze diensten en processen verbeteren; en
  • voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Klachten worden behandeld in overeenstemming met ons beleid inzake gegevensbescherming en worden slechts zo lang bewaard als nodig is.

```