ASK4 Conformiteitsvereisten
Hieronder volgen de wettelijke vereisten waaraan alle leveranciers, aannemers en andere partners van ASK4 zich dienen te houden.
Niettegenstaande enige andere bepaling van deze nalevingsvereisten, dient u te voldoen aan alle toepasselijke wetten (waaronder de Bribery Act 2010, de Control of Asbestos Regulations 2012, de Equality Act 2010, de Employment Rights Act 2025, de Worker Protection (Amendment of Equality Act 2010) Act 2023, de Health and Safety at Work etc. Act 1974, de Housing Act 1988, de Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017, de Proceeds of Crime Act 2002 en de Immigration Act 2014).
Deel 1 – Dwingende bepalingen
1. Definities
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
Onder „Bepalingen inzake omkoping en gedrag” worden de bepalingen verstaan die zijn opgenomen in artikel 3 van deze nalevingsvereisten.
"Bepalingen ter bestrijding van mensenhandel en dwangarbeid" betekent de bepalingen van clausule 6 van deze nalevingsvereisten.
"Nalevingseisen" betekent deze ASK4-nalevingseisen.
"Economische sancties": alle handels-, economische of financiële sancties of handelsembargo's die van tijd tot tijd door een sanctieautoriteit worden opgelegd, met inbegrip van sancties die worden toegepast met betrekking tot een bepaald type economische activiteit, met inbegrip van sectorale sancties.
"Overheidsinstantie" betekent elke supranationale, nationale, federale, staats-, gemeentelijke of lokale overheid (inclusief elke onderverdeling, rechtbank, administratief agentschap of commissie of andere autoriteit daarvan) of elke quasi-overheids-, branche- of handels- of particuliere entiteit of persoon die regulerende, quasi-regulerende, belasting-, import- of andere overheidsfuncties uitoefent (inclusief effectenbeurzen en mededingingsautoriteiten), samen met elke entiteit die voor het grootste deel door een van hen wordt gecontroleerd.
"Overheidsfunctionaris" betekent elke ambtenaar, werknemer, agent of vertegenwoordiger van een overheidsinstantie, elke kandidaat voor een openbaar ambt en elke functionaris of vertegenwoordiger van een politieke partij.
"Personeel" betekent elke persoon die door u wordt ingezet om de goederen of diensten te verrichten, inclusief werknemers, uitzendkrachten en personeel van onderaannemers.
"Aanbieder" betekent de persoon of entiteit die goederen of diensten levert aan ASK4 en omvat diens gelieerde ondernemingen en eventuele onderaannemers die betrokken zijn bij de levering van die goederen of diensten. In deze nalevingsvereisten verwijzen "u" en "uw" naar de Aanbieder.
"Vertegenwoordigers" betekent uw functionarissen, directeuren, werknemers, agenten, aannemers en onderaannemers en elke persoon die namens u optreedt.
"Beperkte Partij" betekent elke persoon of entiteit die, op het moment van enige relevante activiteit onder de overeenkomst tussen u en ASK4:
(A) voorkomend op, of eigendom van of gecontroleerd door een persoon die voorkomt op, een sanctielijst die wordt bijgehouden door een sanctieautoriteit, hetzij met betrekking tot alle economische of handelsactiviteiten, hetzij slechts een bepaald type economische activiteit, waaronder een sectorale activiteit;
(B) de regering van een gesanctioneerd land of een overheidsinstantie van een gesanctioneerd land; of
(C) een staatsburger of ingezetene van een rechtspersoon die is opgericht, bestaat of opereert onder de wetten van een Sanctieland.
“Sanctieautoriteit” betekent elke overheidsinstantie in elk rechtsgebied waar u actief bent of diensten verleent aan ASK4, evenals (i) elke overheidsinstantie in het Verenigd Koninkrijk (inclusief het Britse Ministerie van Financiën en het Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI)), (ii) elke overheidsinstantie in de Verenigde Staten (inclusief het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken, het Amerikaanse Ministerie van Handel en het Amerikaanse Ministerie van Financiën (en in het bijzonder het Office of Foreign Assets Control)), (iii) de Veiligheidsraad van de Verenigde Naties en (iv) de Europese Unie.
"Sanctiebepalingen" betekent de bepalingen van clausule 4 van deze nalevingsvereisten.
"Gesanctioneerd land" betekent elk land of gebied dat onderworpen is aan landelijke economische sancties opgelegd door een sanctieautoriteit, waaronder (maar niet beperkt tot en zoals van toepassing op de datum van deze nalevingsvereisten) Cuba, Iran, Libië, Noord-Korea, Zuid-Soedan, Soedan, Syrië, de Krim en alle door buitenlandse mogendheden bezette gebieden van Oekraïne, en elk ander land of gebied dat van tijd tot tijd onderworpen wordt aan landelijke economische sancties.
Om twijfel te voorkomen: verwijzingen in deze nalevingsvereisten naar enige toepasselijke wetgeving omvatten alle wijzigingen, herzieningen of vervangingen van die wetgeving en alle wezenlijk vergelijkbare wetgeving in enig rechtsgebied.
2. Onboardingvereisten
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
2.1 U dient op eigen kosten te voldoen aan de ASK4-nalevingsvereisten met betrekking tot onboarding, met inbegrip van het volgende, voor zover van toepassing:
2.1.1 het invullen van de prekwalificatieformulieren;
2.1.2 reageren op auditvragen;
2.1.3 het verstrekken van documentatie over gezondheids- en veiligheidsprogramma's;
2.1.4 een verificatiebrief van de bankrekening verstrekken;
2.1.5 bewijsstukken overleggen van de registratie van het bedrijf en de belastingregistratie;
2.1.6 het verstrekken van verklaringen inzake moderne slavernij (of ander bewijs van naleving);
2.1.7 het verstrekken van ESG-verklaringen; en
2.1.8 het verstrekken van bewijs van verzekering op het niveau en onder de voorwaarden zoals vereist door ASK4.
2.2 U dient te voldoen aan alle legitieme onboardingvereisten die ASK4 u heeft meegedeeld vóór uw aanstelling of het aangaan van een overeenkomst tussen u en ASK4. Naleving na aanstelling of het aangaan van een overeenkomst is alleen toegestaan voor zover en binnen de termijn die ASK4 uitdrukkelijk schriftelijk heeft overeengekomen.
2.3 U dient gedurende de looptijd van elke overeenkomst tussen u en ASK4 aan alle voorwaarden te blijven voldoen en elke verlenging te voltooien om een erkende leverancier van ASK4 te blijven.
2.4 U dient ervoor te zorgen dat de diensten voldoen aan alle toepasselijke wetten, voorschriften, richtlijnen, vergunningen, toestemmingen en toepasselijke industrienormen, deze nalevingsvereisten en alle aan u meegedeelde ASK4-beleidsregels; dat ze worden uitgevoerd door gekwalificeerd, bekwaam, opgeleid en onder toezicht staand personeel met redelijke vaardigheid, zorgvuldigheid en toewijding; en dat ze ASK4, haar werknemers, klanten of cliënten niet blootstellen aan enig materieel juridisch, regelgevend, operationeel, gezondheids- en veiligheidsrisico of reputatierisico. Elke materiële schending van dit artikel 2.4 vormt een materiële contractbreuk en geeft ASK4 het recht om haar rechten uit hoofde van artikel 8 uit te oefenen.
3. Bepalingen inzake anti-omkoping en gedrag
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
3.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat:
3.1.1 noch u, noch enige van uw vertegenwoordigers heeft enige toepasselijke wet- en regelgeving inzake omkoping overtreden of zal deze overtreden, met inbegrip van het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, het OESO-Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties, de Foreign Corrupt Practices Act 1977 en de Britse Bribery Act 2010 (de „wetgeving inzake omkoping”); en
3.1.2 U en uw vertegenwoordigers zullen zich houden aan de wetgeving ter bestrijding van omkoping bij het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten en werkzaamheden die worden beoogd in enige overeenkomst tussen u en ASK4.
3.2 U garandeert en verbindt zich ertoe dat noch u, noch enige van uw vertegenwoordigers, direct of indirect, iets van waarde heeft aangeboden, gegeven, gevraagd of ontvangen aan:
3.2.1 invloed uitoefenen op handelingen, beslissingen of nalatigheden van een overheidsfunctionaris of een andere persoon of entiteit met het oog op het verkrijgen of behouden van opdrachten of het verwerven van een oneerlijk zakelijk voordeel;
3.2.2 een persoon of entiteit ertoe aanzetten om op ongepaste wijze te handelen in strijd met de plicht van die persoon of entiteit;
3.2.3 een overheidsfunctionaris of een andere persoon of entiteit ertoe aanzetten om invloed uit te oefenen op een overheidsinstantie of een andere persoon of entiteit om een ongepaste handeling te verrichten of om zaken binnen te halen of te behouden; of
3.2.4 tot doel of tot gevolg hebben dat er sprake is van omkoping in de publieke of commerciële sector, het aanvaarden van of het gedogen van afpersing, smeergeld of enige andere onwettige of ongepaste manier om opdrachten te verkrijgen of te behouden.
3.3 U garandeert en verbindt zich ertoe dat:
3.3.1 er wordt geen direct of indirect eigendomsbelang in de Aanbieder gehouden of beheerd door of ten behoeve van een overheidsinstantie, een overheidsfunctionaris of naaste familieleden van een overheidsfunctionaris; en
3.3.2 geen van uw vertegenwoordigers is een overheidsinstantie of een overheidsfunctionaris.
3.4 U zult ASK4 onmiddellijk op de hoogte stellen indien hierin verandering optreedt of waarschijnlijk zal optreden.
4. Sanctiebepalingen
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
4.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat u niet:
4.1.1 goederen, diensten of technologie, met inbegrip van krediet- en financiële diensten of producten, heeft geleverd aan of ontvangen van een gesanctioneerd land of een beperkte partij in strijd met een economische sanctie;
4.1.2 producten, diensten of technologieën, met inbegrip van krediet- en financiële diensten en producten, heeft geïmporteerd, geëxporteerd of de import of export daarvan heeft gefaciliteerd vanuit of naar een gesanctioneerd land of een beperkte partij, in strijd met een economische sanctie; of
4.1.3 anderszins betrokken is bij financiële of andere zakelijke transacties met een gesanctioneerd land of een beperkte partij in strijd met een economische sanctie.
4.2 U verbindt zich ertoe dat u zich niet zult bezighouden met of medewerking zult verlenen aan enige van de in dit artikel 4 genoemde handelingen.
5. Wet op de criminele financiën 2017
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
5.1 ASK4 tolereert geen belastingontduiking en zet zich in om ervoor te zorgen dat geen van haar werknemers, agenten of externe vertegenwoordigers zich bezighouden met belastingontduiking.
5.2 U garandeert en verklaart dat u redelijke procedures hebt geïmplementeerd om belastingontduiking door uw werknemers, agenten of andere derden te voorkomen.
5.3 U erkent voorts dat u uw verantwoordelijkheden onder Deel 3 van de Criminal Finances Act 2017 (“Deel 3”) begrijpt en dat u redelijke preventieve procedures (zoals bedoeld in Deel 3) hebt ingesteld om ervoor te zorgen dat noch uw vertegenwoordigers, noch uw relevante derden de in Deel 3 genoemde strafbare feiten zullen plegen.
5.4 Na een redelijke kennisgeving door ASK4 aan u, zult u ASK4 alle informatie en hulp verstrekken die redelijkerwijs nodig is om ASK4 ervan te overtuigen dat u voldoet aan deel 3.
6. Bepalingen inzake de bestrijding van mensenhandel en dwangarbeid
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
6.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat noch u, noch enige van uw vertegenwoordigers enige nationale of internationale wetgeving ter bestrijding van mensenhandel of dwangarbeid (de „wetgeving inzake moderne slavernij en ESG”) heeft overtreden of zal overtreden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot: (i) de Britse Modern Slavery Act 2015; (ii) de California Transparency in Supply Chains Act; (iii) de Federal Acquisition Regulation on Ending Trafficking in Persons van de Amerikaanse overheid; (iv) het Verdrag inzake dwangarbeid van 1930 (nr. 29); (v) het Verdrag inzake de afschaffing van dwangarbeid van 1957 (nr. 105); (vi) de „Uyghur Forced Labor Prevention Act“, of (vii) alle toepasselijke wetten ter bestrijding van mensenhandel of arbeidswetgeving in elk rechtsgebied waarin u zaken doet.
6.2 Indien u kennis krijgt van of redelijkerwijs vermoedt dat er sprake is van een schending van nationale en/of internationale wetgeving tegen mensenhandel of dwangarbeid in een rechtsgebied, dient u ASK4 hiervan onverwijld (en in ieder geval binnen vijf (5) werkdagen (zijnde elke dag behalve zaterdag, zondag of officiële feestdag in Engeland)) op de hoogte te stellen nadat u kennis heeft genomen van of redelijkerwijs vermoedt dat er sprake is van een schending. U dient ASK4 tevens onmiddellijk op de hoogte te stellen van elk onderzoek, formele klacht of claim met betrekking tot een daadwerkelijke of potentiële schending van de wet, en in ieder geval binnen dertig (30) dagen na een dergelijk onderzoek, formele klacht of claim.
6.2.1 Als onderdeel van onze verplichtingen onder de Modern Slavery- en ESG-wetgeving kan ASK4 van u eisen dat u: zich aanmeldt bij Supplier Ethical Data Exchange (“SEDEX”) als lid, uw profiel invult om een risicobeoordelingsscore te verstrekken, uw registratie actief houdt en verbinding maakt met ASK4 op het SEDEX-platform;
6.2.2 ervoor zorgen dat alle ethische of sociale audits die door u, door derden namens u of door derden met betrekking tot uw activiteiten worden uitgevoerd, worden vastgelegd op het SEDEX-platform en beschikbaar worden gesteld aan ASK4 (elk een "Audit"); en
6.2.3 op eigen kosten passende corrigerende maatregelen nemen om eventuele problemen of tekortkomingen die tijdens een audit zijn geconstateerd, te verhelpen.
7. Gelijkheid, waardigheid op het werk en gedrag op de werkvloer
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers
7.1 U dient zich te houden aan het beleid van ASK4 (zoals van tijd tot tijd aan U meegedeeld) met betrekking tot gelijkheid, waardigheid op het werk, gedrag op de werkplek en de eerlijke en professionele behandeling van alle bewoners, toekomstige bewoners en hun gasten, medewerkers van ASK4 en alle andere personen met wie Uw Personeel in contact komt in verband met de diensten, ongeacht leeftijd, handicap, ras, nationaliteit, etnische of nationale afkomst, godsdienst, geloofsovertuiging of het ontbreken daarvan, geslacht, seksuele geaardheid, zwangerschap of het hebben van een kind, geslachtsverandering, huwelijk en geregistreerd partnerschap, en in overeenstemming met alle geldende richtlijnen. Bovendien aanvaardt u de verantwoordelijkheid om uw vertegenwoordigers op te leiden om aan dit beleid te voldoen.
7.2 U dient alle redelijke maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat uw personeel zich niet schuldig maakt aan onrechtmatige discriminatie, intimidatie (inclusief seksuele intimidatie), victimisatie of ander ongepast gedrag op de werkplek in verband met de dienstverlening, in overeenstemming met de Equality Act 2010, de Worker Protection (Amendment of Equality Act 2010) Act 2023 en alle andere toepasselijke wetgeving inzake gelijke behandeling en werkgelegenheid. Deze maatregelen omvatten het handhaven van passend beleid en procedures, het verzorgen van passende trainingen voor relevant personeel en het bijhouden van registraties van die trainingen (die u op redelijk verzoek aan ASK4 dient te verstrekken), en het nemen van passende maatregelen wanneer een overtreding wordt geconstateerd.
7.3 U dient passende beleidslijnen en procedures te handhaven met betrekking tot gelijkheid, waardigheid op het werk, intimidatie, klachtenafhandeling en normen voor professioneel gedrag die passen bij de aard van de diensten. Op redelijk verzoek dient u ASK4 kopieën van deze beleidslijnen of bewijsmateriaal dat ze zijn geïmplementeerd te verstrekken.[1]
7.4 Elke wezenlijke schending van dit artikel 7 vormt een wezenlijke schending van deze nalevingsvereisten en ASK4 kan haar rechten uit hoofde van artikel 8 uitoefenen, waaronder het eisen van de verwijdering van personeel uit de dienstverlening of, indien van toepassing, het beëindigen van elke overeenkomst tussen u en ASK4.
7.5 U legt verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die welke in dit artikel 7 zijn vastgelegd aan elke onderaannemer wiens personeel de diensten verricht of aanwezig is op een locatie waar de diensten worden verricht, en u blijft verantwoordelijk voor de naleving van dit artikel 7 door dergelijke onderaannemers.
8. Aanvullende bepalingen
Dit hoofdstuk is van toepassing op alle soorten leveranciers.
8.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat er op alle relevante momenten geen beschuldigingen, aanklachten, gerechtelijke procedures, onderzoeken of verzoeken om informatie tegen u of een van uw vertegenwoordigers lopen door een overheidsinstantie met betrekking tot een daadwerkelijke of mogelijke schending van deze nalevingsvereisten. U zult ASK4 onmiddellijk op de hoogte stellen indien hierin verandering optreedt of waarschijnlijk zal optreden.
8.2 U garandeert en verbindt zich ertoe dat alle betalingen die worden gedaan in verband met de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ASK4 zullen zijn:
8.2.1 correct en nauwkeurig vastgelegd in uw boeken en registers, inclusief het bedrag, het doel en de ontvanger;
8.2.2 onderhouden in overeenstemming met uw interne procedures, samen met de ondersteunende documentatie; en
8.2.3 bijgehouden in overeenstemming met alle andere toepasselijke wetten met betrekking tot de voorbereiding en het bijhouden van boeken, registers of rekeningen, in elk geval op een manier die voldoende zekerheid biedt dat al uw transacties worden vastgelegd in een vorm die naleving van deze nalevingsvereisten mogelijk maakt.
8.3 U garandeert en verklaart dat noch u, noch enige van uw vertegenwoordigers:
8.3.1 heeft alle interne boekhoudkundige controles omzeild;
8.3.2 boeken, registers of rekeningen vervalst;
8.3.3 een fonds of activa heeft opgericht of beheerd die niet in de boeken en registers van een dergelijke entiteit zijn opgenomen; of
8.3.4 heeft geprobeerd een accountant te dwingen of op frauduleuze wijze te beïnvloeden in verband met een audit, beoordeling of onderzoek van uw financiële overzichten.
8.4 U garandeert dat u gedurende de looptijd van een overeenkomst tussen u en ASK4 geen van de bovengenoemde activiteiten zult uitvoeren.
8.5 ASK4 en haar bevoegde vertegenwoordigers mogen uw boeken, registers, rekeningen en alle andere documenten die betrekking hebben op een overeenkomst tussen ASK4 en u, ongeacht de vorm waarin deze worden bewaard, controleren, onderzoeken en kopiëren om uw naleving van deze nalevingsvereisten te verifiëren, inclusief (indien van toepassing) uw beleid, procedures, trainingsverslagen, auditrapporten en andere documenten die de naleving aantonen. Indien dergelijke documenten persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie bevatten die betrekking heeft op personen, mag u die informatie anonimiseren voor zover redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en vertrouwelijkheid. U dient al deze documenten en rekeningen te bewaren gedurende de looptijd van een overeenkomst tussen u en ASK4 en gedurende (i) drie (3) jaar na het verstrijken of de beëindiging van een overeenkomst tussen u en ASK4 of (ii) de periode die wordt voorgeschreven door uw beleid voor gegevensbewaring (afhankelijk van welke periode langer is). U stemt ermee in volledig mee te werken aan dergelijke controles. De rechten in dit artikel 8 moeten expliciet worden opgenomen in elke daaropvolgende onderaannemingsovereenkomst of overeenkomst die tussen u en een van uw vertegenwoordigers wordt gesloten in verband met de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ASK4.
8.6 U dient ervoor te zorgen dat het personeel dat de diensten verleent, de juiste nalevingstraining ontvangt die relevant is voor hun rol en verantwoordelijkheden, en u dient hiervan een registratie bij te houden. Zonder beperking dient u te voldoen aan de specifieke trainingsverplichtingen in clausule 7.
8.7 U garandeert en verbindt zich ertoe dat u en uw vertegenwoordigers adequate overkoepelende beleidsregels, procedures en controles (waaronder een klokkenluidersregeling) hanteren en zullen blijven hanteren om te waarborgen dat de diensten die worden verleend in het kader van enige overeenkomst tussen u en ASK4 voldoen aan deze nalevingsvereisten. Deze omvatten, waar van toepassing, boekhoudkundige en financiële controles, alsmede due diligence met betrekking tot derden. De specifieke beleidsregels, procedures en controles met betrekking tot gelijkheid, waardigheid op het werk, intimidatie, gedrag op de werkplek, klachtenafhandeling, opleiding, administratie en onderaannemers zijn uiteengezet in artikel 7. U dient ervoor te zorgen dat uw vertegenwoordigers op de hoogte zijn van de beleidsregels, procedures en controles die op hen van toepassing zijn en dient ASK4 op schriftelijk verzoek onverwijld kopieën of details daarvan te verstrekken.
8.8 Indien u kennis krijgt van, of redelijkerwijs vermoedt, een daadwerkelijke of potentiële schending van deze nalevingsvereisten, of een beschuldiging, klacht of onderzoek met betrekking tot omkoping, fraude, moderne slavernij, discriminatie, intimidatie (inclusief seksuele intimidatie), gezondheid en veiligheid of enige andere kwestie die ASK4 kan blootstellen aan juridische, regelgevende of reputatierisico's, dient u ASK4 hiervan schriftelijk en zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen en, in het geval van een beschuldiging, klacht of onderzoek met betrekking tot seksuele intimidatie of ander ernstig wangedrag, in ieder geval binnen 48 uur. U verbindt zich ertoe:
8.8.1 een onderzoek te starten, al het relevante bewijsmateriaal te bewaren en onmiddellijk stappen te ondernemen om alle in de kennisgeving genoemde illegale of onethische activiteiten op te schorten in afwachting van de uitkomst van het onderzoek;
8.8.2 volledig mee te werken aan elk onderzoek van ASK4 om vast te stellen of er een overtreding heeft plaatsgevonden en, zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen dertig (30) dagen na de eerste melding (of een kortere periode indien ASK4 dit redelijkerwijs kan vereisen om een onmiddellijk juridisch, regelgevend of reputatierisico te beheersen), een schriftelijk rapport aan de algemeen adviseur van ASK4 te verstrekken waarin de methode, de reikwijdte en de resultaten van het onderzoek worden beschreven. Het rapport moet een voorgestelde oplossing voor elke daadwerkelijke of potentiële overtreding bevatten. U dient verder onderzoek te verrichten en de voorgestelde oplossing zo nodig aan te passen om binnen een redelijke termijn na het indienen van het rapport de goedkeuring van ASK4 te verkrijgen, en u dient elke goedgekeurde oplossing te implementeren; en
8.8.3 dat ASK4 informatie met betrekking tot een mogelijke schending van deze nalevingsvereisten, inclusief het bestaan en de voorwaarden van een eventuele overeenkomst tussen u en ASK4, mag openbaar maken aan elke relevante overheidsinstantie en aan elke andere persoon van wie ASK4 of haar juridisch adviseur van mening is dat deze een legitieme behoefte heeft om hiervan kennis te nemen.
8.9 Indien ASK4 te goeder trouw van mening is dat u of een van uw vertegenwoordigers een van deze nalevingsvereisten op enigerlei wijze heeft overtreden, waardoor ASK4 aansprakelijk kan worden gesteld of aanzienlijke reputatieschade kan lijden, heeft ASK4 het eenzijdige recht, dat onmiddellijk na schriftelijke kennisgeving aan u kan worden uitgeoefend, om:
8.9.1 U bent verplicht om onmiddellijk elk personeelslid te verwijderen, te schorsen of te vervangen indien ASK4 redelijkerwijs van mening is dat de voortdurende betrokkenheid van de betreffende persoon een risico vormt voor ASK4, haar werknemers, klanten, reputatie of de goede uitvoering van de diensten. U dient aan een dergelijke verplichting onmiddellijk en op eigen kosten te voldoen;
8.9.2 de betaling van een bedrag of een deel daarvan dat verschuldigd is of verschuldigd wordt onder een overeenkomst tussen u en ASK4, inhouden, opschorten of stopzetten. ASK4 is niet automatisch verplicht om een dergelijke betaling te hervatten of te verrichten enkel omdat de betreffende overtreding later wordt hersteld, en een dergelijke beslissing doet geen afbreuk aan de rechten van ASK4 op verrekening, schadeloosstelling, beëindiging en verhaal van verliezen of andere bedragen; en/of
8.9.3 elke overeenkomst tussen u en ASK4 onmiddellijk beëindigen.
8.10 U vrijwaart ASK4 tegen alle verliezen en kosten die voortvloeien uit of verband houden met een schending van deze nalevingsvereisten. Dit omvat alle redelijke kosten van derden (inclusief redelijke juridische en andere professionele kosten), boetes, schadevergoedingen en andere financiële verplichtingen (inclusief terugbetaling van inkomsten of winsten) die ASK4 lijdt of maakt, of die aan ASK4 worden opgelegd in verband met het bestaan, de bevindingen of de uitkomst van een klacht, onderzoek of procedure met betrekking tot uw naleving van deze nalevingsvereisten. Indien een bepaling van deze vrijwaring ongeldig of niet-afdwingbaar is onder de toepasselijke wetgeving, wordt deze geacht te zijn gewijzigd voor zover nodig om deze wettig, geldig en afdwingbaar te maken. Indien een dergelijke wijziging niet mogelijk is, wordt de bepaling geschrapt en blijven de overige bepalingen volledig van kracht en worden, waar nodig, zo geïnterpreteerd dat zij zo nauw mogelijk aansluiten bij het beoogde doel van deze vrijwaring.
8.11 ASK4 kan doorlopend due diligence-onderzoek naar u uitvoeren (de omvang, methode, aard en duur hiervan zijn geheel naar redelijk oordeel van ASK4). U stemt ermee in volledig mee te werken aan elk doorlopend due diligence-onderzoek en stemt ermee in prompt en nauwkeurig te reageren op elk verzoek om informatie of documenten in het kader van due diligence.
8.12 Tenzij een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, uitdrukkelijk ondertekend door ASK4, anders bepaalt en van toepassing is op de betreffende leveringen, worden alle leveringen geleverd onder en in overeenstemming met de ASK4-inkoopvoorwaarden (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase). Deze voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van alle andere voorwaarden (inclusief voorwaarden waarnaar wordt verwezen in offertes, orderbevestigingen, facturen, leveringsbonnen, catalogi of voorwaarden die voortvloeien uit handel, gewoonte of handelsgebruik). Indien een afzonderlijke, ondertekende overeenkomst bepaalt dat deze alle leveringen tussen de partijen omvat, heeft deze voorrang wat betreft de daarin vermelde reikwijdte en duur. In alle overige gevallen blijven de ASK4-inkoopvoorwaarden van toepassing op alle overige bestellingen en op alle leveringen aan ASK4.
8.13 U dient ASK4 ten minste jaarlijks, of op verzoek van ASK4, een certificaat te verstrekken waaruit blijkt dat u aan deze nalevingsvereisten hebt voldaan.
Deel 2 – Voorwaardelijke bepalingen
9. Verzekeringscertificaten
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot een van de volgende categorieën leveranciers behoort: „Installatie”, „Aannemers”, „Telecom”, „Vervoer”, „Professionele dienstverlening”.
9.1 Indien u goederen of diensten levert waarvoor een vertegenwoordiger aanwezig moet zijn op de locatie waar de diensten worden verricht, dient u over actuele verzekeringscertificaten te beschikken en deze op verzoek aan ASK4 te verstrekken. Elke onderbreking in de dekking vormt een wezenlijke schending van deze nalevingsvereisten en kan ertoe leiden dat ASK4 bestellingen of toegang opschort of haar rechten uit hoofde van artikel 8 uitoefent.
10. Verantwoorde winning van mineralen
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot een van de volgende categorieën leveranciers behoort: „Hardwarefabrikant”, „Hardwaredistributeur”.
10.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat alle mineralen die worden gebruikt in producten die aan ASK4 worden geleverd (waaronder tin, tantaal, wolfraam en goud) op verantwoorde wijze zijn verkregen en dat deze niet direct of indirect gewapende groeperingen financieren of ten goede komen, noch bijdragen aan schendingen van de mensenrechten.
10.2 U garandeert en verbindt zich ertoe passende due diligence- en traceerbaarheidsmaatregelen in de toeleveringsketen te handhaven, in overeenstemming met de OESO-richtlijnen voor due diligence voor verantwoorde toeleveringsketens van mineralen uit conflictgebieden en risicogebieden en, waar van toepassing, EU-verordening 2017/821.
10.3 U garandeert en verbindt zich ertoe geen mineralen bewust te betrekken uit conflictgebieden en gebieden met een hoog risico (CAHRA's) zonder passende risicobeoordeling, risicobeperkende maatregelen en gedocumenteerde zorgvuldigheid, en u zult op verzoek bewijs van naleving overleggen.
10.4 U garandeert en verbindt zich ertoe deze nalevingsvereisten contractueel door te geven aan uw gehele toeleveringsketen, inclusief onderaannemers en hardwarefabrikanten.
11. Screening van werknemers
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot een van de volgende categorieën leveranciers behoort: „Installatie”, „Aannemers”, „Telecom”.
11.1 U stemt ermee in de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen en geen personeel of andere werknemers, arbeiders of onderaannemers in te zetten voor het verrichten van de diensten op de locaties van klanten van ASK4 zonder een certificaat van de Disclosure and Barring Service (“DBS”) (of een lokaal equivalent) dat:
11.1.1 is gedateerd niet meer dan twaalf (12) maanden voordat die persoon/personen met de diensten beginnen;
11.1.2 is gecontroleerd en goedgekeurd in overeenstemming met uw interne beleid; en
11.1.3 wordt ten minste elke twee (2) jaar vernieuwd vanaf de datum van afgifte van het vorige DBS-certificaat, voor zover de persoon blijft samenwerken met u om de diensten aan ASK4 te verlenen.
11.2 U begrijpt dat het uw plicht is om verantwoorde aanwervingspraktijken te hanteren en erkent het ASK4-beleid met betrekking tot de achtergrondscreening van uw vertegenwoordigers.
12. Naleving van het recht op werk / recht op verblijf
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot een van de volgende categorieën leveranciers behoort: „Installatie”, „Aannemers”, „Telecom”.
12.1 Wanneer een persoon de Diensten in het Verenigd Koninkrijk verricht, dient u, overeenkomstig artikel 48 van de Wet op grensbeveiliging, asiel en immigratie van 2025, een controle uit te voeren om na te gaan of die persoon het recht heeft om te werken, op de wijze zoals voorgeschreven in de richtlijnen van het Home Office. Dit geldt voor elke persoon die op basis van een dienstverleningsovereenkomst is aangesteld, elke onderaannemer en elke persoon die via een online bemiddelings- of platformdienst is aangesteld, voordat die persoon met het werk begint.
12.2 Indien een persoon de Diensten verricht in een EU-lidstaat waar ASK4 actief is, dient u, voordat die persoon met zijn werkzaamheden begint, een gelijkwaardige controle uit te voeren op het recht om te werken of te verblijven, zoals vereist onder de toepasselijke nationale wetgeving van die lidstaat ter implementatie van Richtlijn 2009/52/EC (de Sanctierichtlijn voor Werkgevers) of een opvolgende of vervangende wetgeving.
12.3 Indien een recht op vervanging van toepassing is, dient u de van toepassing zijnde controle onder clausule 12.1 of 12.2 uit te voeren op elke vervanger voordat deze met de werkzaamheden begint en mag u niet vertrouwen op de oorspronkelijke persoon om het recht van de vervanger om te werken of te verblijven te verifiëren. U dient proportionele identiteitsverificatieprocessen te handhaven om te bevestigen dat de persoon die de werkzaamheden verricht dezelfde persoon is wiens status is gecontroleerd.
12.4 U mag geen verdere onderaannemers inschakelen om de Diensten uit te voeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ASK4, en indien toestemming wordt verleend, dient u aan die onderaannemer verplichtingen op te leggen die gelijkwaardig zijn aan deze clausule 12.
12.5 U dient ASK4 toe te staan uw naleving van dit artikel 12 te controleren na redelijke kennisgeving.
12.6 Indien wordt vastgesteld dat een persoon illegaal werkzaam is in verband met de Diensten en er geen wettelijke rechtvaardiging of gelijkwaardig verweer bestaat onder de toepasselijke wetgeving, kan ASK4 elke overeenkomst tussen u en ASK4 met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen.
12.7 U zult ASK4 schadeloos stellen voor elke civiele boete, dwangsom of ander verlies dat ASK4 lijdt als gevolg van uw nalatigheid om aan dit artikel 12 te voldoen.
13. Productcertificering en naleving
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot een van de volgende categorieën leveranciers behoort: „Installatie“, „Telco“, „Hardwarefabrikant“, „Hardwaredistributeur“, „Verbruiksartikelen“.
13.1 In dit artikel 13 wordt onder „Producten” verstaan: alle geleverde goederen.
13.2 Alle producten moeten voldoen aan alle toepasselijke wetten, voorschriften en normen die van toepassing zijn op de verkoop en distributie van dergelijke producten in alle markten waarin ASK4 actief is (zijnde het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie, de Verenigde Staten van Amerika en elk land dat door ASK4 aan u wordt meegedeeld). Zonder afbreuk te doen aan de algemeenheid van het voorgaande, garandeert en verbindt u zich er specifiek toe dat alle producten:
13.2.1 naar behoren voorzien van de CE- en UKCA-keurmerken;
13.2.2 voorzien van elke vereiste markering (direct of om ASK4 in staat te stellen te voldoen aan de voorschriften) op grond van de Verordening inzake afval van elektrische en elektronische apparatuur 2013, de Richtlijn inzake afval van elektrische en elektronische apparatuur (en lokale implementaties daarvan) en Verordening (EU) 2023/1542 van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2023 betreffende batterijen en afvalbatterijen;
13.2.3 voldoet aan alle toepasselijke eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieubescherming en aan de voorschriften en normen die zijn vastgesteld door de Federal Communications Commission (FCC) en de Consumer Product Safety Commission (CPSC);
13.2.4 voldoet aan de Richtlijn inzake elektromagnetische compatibiliteit (en de lokale implementaties daarvan), waardoor wordt gewaarborgd dat dergelijke producten geen elektromagnetische storingen genereren of daardoor niet worden beïnvloed, en geen interferentie veroorzaken met andere producten of apparaten.
13.3 U dient ervoor te zorgen dat alle hieronder geleverde producten geschikt zijn voor het beoogde doel en legaal verkocht, gebruikt en in de handel gebracht kunnen worden binnen de gebieden van het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie en de Verenigde Staten. U dient alle benodigde goedkeuringen en certificeringen te verkrijgen.
13.4 Indien blijkt dat een Product niet voldoet aan de bepalingen van dit artikel 13, dient u onmiddellijk en op eigen kosten alle noodzakelijke stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat het Product wel aan de bepalingen voldoet, waaronder, maar niet beperkt tot, het aanpassen, vervangen of terugroepen van het betreffende Product.
14. Bepalingen inzake informatiebeveiliging
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot deze categorie leveranciers behoort:
- "Installatie", “Hardwarefabrikant”, “Hardwaredistributeur” (artikel 14.1);
- “Telecom”, “Cloudoplossing (SaaS)”, “Marketing”, “Professionele diensten”, “Reizen” (artikelen 14.2 en 14.3);
- „Hardwarefabrikant”, „In de cloud gehoste oplossing (SaaS)” (artikel 14.4).
14.1 Wanneer u goederen, diensten of faciliteiten levert, verstrekt of ter beschikking stelt voor gebruik in verband met de levering van het openbare elektronische communicatienetwerk of de openbare elektronische communicatiedienst van ASK4, dient u ASK4 te ondersteunen bij het naleven van de Verordening inzake elektronische communicatie (beveiligingsmaatregelen) 2022 en artikel 105A, lid 1, van de Communicatiewet 2003 (en eventuele soortgelijke vereisten die zijn geïmplementeerd in andere landen waar ASK4 actief is op grond van Richtlijn (EU) 2018/1972 tot vaststelling van de Europese code voor elektronische communicatie). In het bijzonder dient u:
14.1.1 Identificeer risico's op inbreuken op de beveiliging met betrekking tot het netwerk of de dienst van ASK4 die kunnen worden veroorzaakt door uw goederen, diensten of faciliteiten, en stel ASK4 hiervan op de hoogte en werk met ASK4 samen om deze risico's op eigen kosten te beperken;
14.1.2 Indien u een netwerkprovider bent met toegang tot het netwerk of de dienst van ASK4 of tot gevoelige gegevens, dient u passende en proportionele maatregelen te nemen met het oog op (a) het identificeren van de risico's op beveiligingsinbreuken; (b) het verminderen van de risico's op beveiligingsinbreuken; en (c) het voorbereiden op het optreden van beveiligingsinbreuken;
14.1.3 ASK4 in staat stellen alle activiteiten te monitoren die door u worden uitgevoerd of geregeld met betrekking tot het netwerk of de dienst;
14.1.4 samenwerken met ASK4 bij het oplossen van incidenten die een beveiligingsinbreuk veroorzaken of daaraan bijdragen met betrekking tot het netwerk of de dienst van ASK4, of die het risico op een dergelijke inbreuk vergroten;
14.1.5 ervoor zorgen dat alle netwerkverbindingen en het delen van gegevens met ASK4, of die door u of een derde partij namens u worden geregeld, veilig worden beheerd; en
14.1.6 beschikken over passende schriftelijke plannen voor het beheer van de beëindiging van en de overgang van contracten met ASK4, met behoud van de beveiliging van het netwerk of de dienst.
14.2 Wanneer u vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van ASK4 ("ASK4-gegevens") verwerkt, dient u ervoor te zorgen dat u passende technische en organisatorische maatregelen hebt getroffen om ASK4-gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens. Deze maatregelen moeten in verhouding staan tot de schade die kan voortvloeien uit de ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking of het onopzettelijke verlies, de vernietiging of beschadiging, en de aard van de te beschermen gegevens, rekening houdend met de stand van de technologische ontwikkeling en de kosten van de implementatie van dergelijke maatregelen (deze maatregelen kunnen, waar van toepassing, onder meer bestaan uit het pseudonimiseren en versleutelen van ASK4-gegevens, het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van uw systemen en diensten, het waarborgen dat de beschikbaarheid van en toegang tot ASK4-gegevens na een incident tijdig kan worden hersteld, en het regelmatig beoordelen en evalueren van de effectiviteit van uw getroffen technische en organisatorische maatregelen). Op redelijk verzoek van ASK4 dient u bewijs van dergelijke maatregelen te leveren en ASK4 of haar bevoegde vertegenwoordigers toe te staan uw naleving van dit artikel 14 te controleren.
14.3 Indien u persoonsgegevens verwerkt in verband met de levering van een openbare elektronische communicatiedienst, dient u ASK4 binnen vierentwintig (24) uur op de hoogte te stellen van elke inbreuk. Met betrekking tot alle andere beveiligingsinbreuken die leiden tot de accidentele of onrechtmatige vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde openbaarmaking van of de toegang tot persoonsgegevens met betrekking tot uw goederen, diensten of faciliteiten, dient u ASK4 binnen tweeënzeventig (72) uur op de hoogte te stellen.
14.4 Indien u producten, software of diensten ontwikkelt voor ASK4 of IT-ondersteuningsdiensten levert aan ASK4, dient u redelijke zorgvuldigheid en bekwaamheid te betrachten om ervoor te zorgen dat de diensten op een veilige manier worden geleverd en/of ontwikkeld; dit omvat, maar is niet beperkt tot:
14.4.1 het implementeren van veilige codeerpraktijken om veelvoorkomende kwetsbaarheden zoals SQL-injectie, cross-site scripting (XSS) en cross-site request forgery (CSRF) te voorkomen;
14.4.2 het uitvoeren van regelmatige beveiligingsbeoordelingen, waaronder codebeoordelingen en kwetsbaarheidsscans;
14.4.3 het, waar nodig, waarborgen van gegevensversleuteling zowel tijdens de overdracht als in rust;
14.4.4 Het snel toepassen van noodzakelijke patches en updates om bekende kwetsbaarheden aan te pakken;
14.4.5 ervoor zorgen dat bibliotheken en componenten van derden die in de software worden gebruikt, regelmatig worden bijgewerkt en vrij zijn van bekende kwetsbaarheden;
14.4.6 het uitvoeren van grondige beveiligingstests en het onmiddellijk verhelpen van eventuele geconstateerde beveiligingsproblemen;
14.4.7 het implementeren van passende toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot de software en de bijbehorende gegevens; en
14.4.8 Het is niet toegestaan om open-source software die onder licentievoorwaarden valt die vereisen dat alle gedistribueerde software of afgeleide werken daarvan onder dezelfde open-source licentie worden gedistribueerd (inclusief, maar niet beperkt tot, software onder licentie van de GNU General Public License (GPL), Affero General Public License (AGPL)) (tezamen "Copyleft Open-Source Software") in de ontwikkelde software op te nemen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ASK4. U mag wel open-source software gebruiken die geen Copyleft Open-Source Software is.
15. Verwerking van persoonsgegevens
Dit artikel is uitsluitend van toepassing op leveranciers die namens ASK4 persoonsgegevens verwerken.
15.1 Tenzij anders overeengekomen, geldt dat wanneer u als gegevensverwerker persoonsgegevens van ASK4 verwerkt, u dit dient te doen overeenkomstig de ASK4-overeenkomst inzake gegevensverwerking (ASK4-verwerkingsverantwoordelijke) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
16. Gezondheid en veiligheid
Dit gedeelte is alleen van toepassing als u tot een van de volgende categorieën van leveranciers behoort: „Installatie”, „Aannemers”, „Telecom”, „Professionele diensten”.
16.1 U bent verplicht:
16.1.1 beschikken over de vaardigheden, kennis, ervaring en gedragingen en, waar nodig, de organisatorische capaciteit om te voldoen aan de relevante competentie-eisen die van toepassing zijn op uw functie en ASK4 te voorzien van relevante informatie, zodat ASK4 uw naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gezondheid en veiligheid succesvol kan beoordelen; en
16.1.2 Houd een register bij van verplichte trainingen op het gebied van gezondheid en veiligheid en zorg ervoor dat dit register op verzoek beschikbaar is voor ASK4.
16.2 Wanneer u “bouwwerkzaamheden” uitvoert in de zin van de Construction (Design and Management) Regulations 2015 of een andere lokaal toepasselijke implementatie van de Europese Richtlijn 92/57/EEC (de “CDM-verordening”), dient u het volgende te doen:
16.2.1 de rol van hoofdaannemer en/of hoofdontwerper vervullen zoals vereist door de CDM-regelgeving;
16.2.2 ASK4 inzicht geven in de werkmethoden op de locatie waar de bouwwerkzaamheden worden uitgevoerd (de "Locatie") en in alle documentatie die is opgesteld in het kader van de CDM-regelgeving; en
16.2.3 voldoen aan Deel 2A van de Bouwvoorschriften 2010 en, indien werkzaamheden worden uitgevoerd in verband met een "gebouw met een hoger risico" (zoals gedefinieerd in de Higher-Risk Buildings (Descriptions and Supplementary Provisions) Regulations 2023 (SI 2023/275)), aan de Building (Higher-Risk Buildings Procedures) (England) Regulations 2023 (SI 2023/909).
16.3 U garandeert en verklaart dat u niet bent onderworpen aan enige ernstige sanctie opgelegd door een toezichthouder op het gebied van gezondheid en veiligheid (waaronder de Building Safety Regulator, de Health and Safety Executive, een opvolgende instantie of een lokale of openbare autoriteit), noch dat u zich schuldig hebt gemaakt aan soortgelijk wangedrag in strijd met de Building Regulations 2010. U dient ASK4 schriftelijk en zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen indien deze situatie verandert of waarschijnlijk zal veranderen gedurende de looptijd van een overeenkomst tussen u en ASK4.
Updates
16 februari 2024: Artikel 8 (Gelijkheid, waardigheid op het werk en gedrag op de werkplek) toegevoegd. Van toepassing op alle leveringen van producten die op of na die datum plaatsvinden.
20 juni 2024: Artikel 9 (Screening van werknemers) toegevoegd. Van toepassing op alle leveringen van producten die op of na die datum plaatsvinden.
8 juli 2024: Artikel 5.2 (Criminal Finances Act 2017) toegevoegd. Van toepassing op alle aanbieders.
11 november 2024: Artikel 12 (Verwerking van persoonsgegevens) toegevoegd. Van toepassing op alle relevante aanbieders.
13 maart 2025: Artikel 13 (Gezondheid en veiligheid) toegevoegd. Van toepassing op alle relevante aanbieders.
6 oktober 2025: Artikel 14.12 (Aankoopvoorwaarden) toegevoegd. Van toepassing op alle aanbieders.
23 februari 2026: Typografische en taalkundige correcties, verduidelijkingen van gedefinieerde termen, wijzigingen in bepaalde definities en een nieuw hoofdstuk 7 (Verantwoorde winning van mineralen). Van toepassing op alle aanbieders.
30 september 2026: Versterkte eisen op het gebied van gelijkheid, waardigheid op het werk en gedrag op de werkplek; uitgebreidere definitie van sanctiebevoegdheid; verplichte naleving van de vereisten voor een gedegen onboarding vóór aanstelling; verduidelijking van het vervallen van een verzekering als materiële schending; afstemming van de verplichtingen van de Criminal Finances Act 2017; verkorte termijnen voor melding van incidenten met moderne slavernij; beperking van de productcertificeringsverplichtingen tot goederen; invoering van een auditrecht voor informatiebeveiligingsmaatregelen; toevoeging van eisen met betrekking tot het recht op werk en de arbeidsgeschiktheid; en versterking van aanvullende bepalingen. Van toepassing op alle aanbieders.