Onverminderd andere bepalingen van deze nalevingsvereisten, dient u zich te houden aan alle toepasselijke wetgeving (waaronder de Bribery Act 2010, de Control of Asbestos Regulations 2012, de Health and Safety at Work etc. Act 1974, de Housing Act 1988, de Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017, de Proceeds of Crime Act 2002 en de Immigration Act 2014).
1. Definities
"Bepalingen inzake anti-omkoping en gedrag"betekent de bepalingen opgenomen in clausule 3 van deze nalevingsvereisten.
"Bepalingeninzake mensenhandel en dwangarbeid"betekent de bepalingen van clausule 6 van deze nalevingsvereisten.
"Nalevingsvereisten"betekent deze ASK4-nalevingsvereisten.
Onder"economische sancties"wordt verstaan alle handels-, economische of financiële sancties of handelsembargo's die van tijd tot tijd door een sanctie-instantie worden opgelegd, met inbegrip van sancties die worden toegepast met betrekking tot een bepaald type economische activiteit, waaronder sectorale sancties.
Onder "overheidsinstantie"wordtverstaanelke supranationale, nationale, federale, staats-, gemeentelijke of lokale overheid (met inbegrip van elke onderafdeling, rechtbank, administratieve instantie of commissie of andere autoriteit daarvan) of elke semi-overheidsinstantie, industriële of handelsinstantie of particuliere entiteit of persoon die regelgevende, semi-regelgevende, fiscale, invoer- of andere overheidsfuncties uitoefent (met inbegrip van effectenbeurzen en mededingingsautoriteiten), samen met elke entiteit die door een van hen meerderheidsbelang heeft.
Onder "overheidsfunctionaris"wordt verstaan: elke ambtenaar, werknemer, agent of vertegenwoordiger van een overheidsinstantie, elke kandidaat voor een openbaar ambt en elke functionaris of vertegenwoordiger van een politieke partij.
Onder "personeel"wordt verstaan: alle personen die door u worden ingezet om de goederen of diensten te leveren, met inbegrip van werknemers, tijdelijke werknemers en personeel van onderaannemers.
"Leverancier"betekent de persoon of entiteit die goederen of diensten levert aan ASK4 en omvat ook haar gelieerde ondernemingen en eventuele onderaannemers die betrokken zijn bij die goederen of diensten. In deze nalevingsvereisten betekenen "u" en "uw" de leverancier.
Onder "vertegenwoordigers"wordt verstaan: uw functionarissen, directeuren, werknemers, agenten, aannemers en onderaannemers en alle personen die namens u optreden.
Onder"beperkte partij"wordt verstaan elke persoon of entiteit die, op het moment van een relevante activiteit in het kader van de overeenkomst tussen u en ASK4:
(A) voorkomt op, of eigendom is van of onder zeggenschap staat van een persoon die voorkomt op een sanctielijst die wordt bijgehouden door een sanctie-instantie, ongeacht of deze betrekking heeft op alle economische of handelsactiviteiten of alleen op een bepaald type economische activiteit, met inbegrip van een sectorale activiteit;
(B) de regering van een gesanctioneerd land of een overheidsinstantie van een gesanctioneerd land; of
(C) een staatsburger of ingezetene van een rechtspersoon die is opgericht, bestaat of opereert onder de wetten van een Sanctieland.
Onder"sanctie-instantie"wordt verstaan elke overheidsinstantie in elk rechtsgebied waarin u actief bent of diensten verleent aan ASK4, evenals (i) elke overheidsinstantie in de Verenigde Staten (met inbegrip van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken, het Amerikaanse ministerie van Handel en het Amerikaanse ministerie van Financiën (en in het bijzonder het Office of Foreign Assets Control)), (ii) de Veiligheidsraad van de Verenigde Naties, en (iii) de Europese Unie.
"Sanctiebepalingen"betekent de bepalingen van clausule 4 van deze nalevingsvereisten.
Onder"gesanctioneerd land"wordt verstaan elk land of gebied dat onderworpen is aan landelijke economische sancties opgelegd door een sanctie-instantie, met inbegrip van Cuba, Iran, Libië, Noord-Korea, Zuid-Soedan, Soedan, Syrië, de Krim en alle door het buitenland bezette gebieden van Oekraïne.
Om twijfel te voorkomen: verwijzingen in deze nalevingsvereisten naar enige toepasselijke wetgeving omvatten alle wijzigingen, herzieningen of vervangingen van die wetgeving en alle wezenlijk vergelijkbare wetgeving in enig rechtsgebied.
2. Vereisten voor onboarding
2.1 U dient op eigen kosten te voldoen aan de ASK4-nalevingsvereisten met betrekking tot onboarding, waaronder, indien van toepassing, het volgende:
2.1.1 het invullen van de prekwalificatieformulieren;
2.1.2 reageren op auditvragen;
2.1.3 het verstrekken van documentatie over gezondheids- en veiligheidsprogramma's;
2.1.4 een verificatiebrief van de bankrekening verstrekken;
2.1.5 bewijsstukken overleggen van de registratie van het bedrijf en de belastingregistratie;
2.1.6 het verstrekken van verklaringen inzake moderne slavernij (of ander bewijs van naleving);
2.1.7 het verstrekken van ESG-verklaringen; en
2.1.8 het verstrekken van bewijs van verzekering op het niveau en onder de voorwaarden zoals vereist door ASK4.
2.2 U zult zich naar redelijkheid inspannen om aan deze nalevingsvereisten te voldoen voordat u een overeenkomst aangaat met ASK4 of kort daarna.
2.3 U dient gedurende de looptijd van elke overeenkomst tussen u en ASK4 aan alle voorwaarden te blijven voldoen en elke verlenging te voltooien om een erkende leverancier van ASK4 te blijven.
2.4 Wanneer u goederen of diensten levert waarvoor een vertegenwoordiger aanwezig moet zijn op de locatie waar de diensten worden uitgevoerd, moet u actuele verzekeringscertificaten bijhouden en deze op verzoek aan ASK4 verstrekken. Elk verval van de dekking kan ertoe leiden dat ASK4 bestellingen of toegang opschort.
3. Bepalingen inzake anti-omkoping en gedrag
3.2 U garandeert en verbindt zich ertoe dat:
3.2.1 noch u, noch een van uw vertegenwoordigers heeft enige toepasselijke wet- en regelgeving inzake omkoping overtreden of zal deze overtreden, met inbegrip van het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, het OESO-Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties, de Foreign Corrupt Practices Act 1977 en de UK Bribery Act 2010 (de "wetgeving inzake omkoping"); en
3.2.2 U en uw vertegenwoordigers zullen zich houden aan de anti-omkopingswetgeving bij het uitvoeren van de zaken en activiteiten die worden overwogen in een overeenkomst tussen u en ASK4.
3.3 U garandeert en verbindt zich ertoe dat noch u, noch een van uw vertegenwoordigers, direct of indirect, iets van waarde heeft aangeboden, gegeven, gevraagd of ontvangen aan:
3.3.1 invloed uitoefenen op handelingen, beslissingen of nalatigheden van overheidsfunctionarissen of andere personen of entiteiten om zaken te verkrijgen of te behouden of om een ongepast zakelijk voordeel te verkrijgen;
3.3.2 personen of entiteiten ertoe aanzetten om ongepast te handelen in strijd met hun plichten;
3.3.3 een overheidsfunctionaris of een andere persoon of entiteit ertoe aanzetten om invloed uit te oefenen op een overheidsinstantie of een andere persoon of entiteit om een ongepaste handeling te verrichten of om zaken te verkrijgen of te behouden; of
3.3.4 het doel of effect hebben van openbare of commerciële omkoping, het accepteren of instemmen met afpersing, smeergeld of andere onwettige of ongepaste middelen om zaken te verkrijgen of te behouden.
3.4 U garandeert en verbindt zich ertoe dat:
3.4.1 er geen direct of indirect eigendomsbelang in de Provider wordt gehouden of gecontroleerd door of ten behoeve van een overheidsinstantie, overheidsfunctionaris of naaste familieleden van een overheidsfunctionaris; en
3.4.2 Geen van uw vertegenwoordigers is een overheidsinstantie of overheidsfunctionaris.
3.5 U zult ASK4 onmiddellijk op de hoogte stellen indien dit verandert of waarschijnlijk zal veranderen.
4. Sanctiebepalingen
4.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat u niet:
4.1.1 goederen, diensten of technologie, met inbegrip van krediet- en financiële diensten of producten, heeft geleverd aan of ontvangen van een gesanctioneerd land of een beperkte partij in strijd met een economische sanctie;
4.1.2 producten, diensten of technologieën, met inbegrip van krediet- en financiële diensten en producten, heeft geïmporteerd, geëxporteerd of de import of export daarvan heeft gefaciliteerd vanuit of naar een gesanctioneerd land of een beperkte partij, in strijd met een economische sanctie; of
4.1.3 anderszins betrokken is bij financiële of andere zakelijke transacties met een gesanctioneerd land of een beperkte partij in strijd met een economische sanctie.
4.2 U verbindt zich ertoe dat u zich niet zult bezighouden met of medewerking zult verlenen aan enige van de in dit artikel 4 genoemde handelingen.
5. Wet op de criminele financiën 2017
5.1 ASK4 tolereert geen belastingontduiking en zet zich in om ervoor te zorgen dat geen van haar werknemers, agenten of externe vertegenwoordigers zich bezighouden met belastingontduiking.
5.2 U bevestigt dat u redelijke procedures hebt geïmplementeerd om belastingontduiking door uw werknemers, agenten of andere derde partijen te voorkomen.
5.3 U erkent verder dat u uw verantwoordelijkheden onder Deel 3 van de Criminal Finances Act 2017 ("Deel 3") begrijpt en dat u redelijke preventieve procedures (zoals bedoeld in Deel 3) hebt ingesteld om ervoor te zorgen dat noch uw werknemers, noch uw agenten, noch uw relevante derde partijen de strafbare feiten zoals bedoeld in Deel 3 zullen plegen.
5.4 Na een redelijke kennisgeving door ASK4 aan u, zult u ASK4 alle informatie en hulp verstrekken die redelijkerwijs nodig is om ASK4 ervan te overtuigen dat u voldoet aan deel 3.
6. Bepalingen inzake de bestrijding van mensenhandel en dwangarbeid
6.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat noch u, noch een van uw vertegenwoordigers enige nationale of internationale wetgeving tegen mensenhandel of dwangarbeid (de "Wetgeving inzake moderne slavernij en ESG") heeft overtreden of zal overtreden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot: (i) de Britse Modern Slavery Act 2015; (ii) de California Transparency in Supply Chains Act; (iii) de Federal Acquisition Regulation on Ending Trafficking in Persons van de Amerikaanse overheid; (iv) het Verdrag inzake dwangarbeid, 1930 (nr. 29); (v) het Verdrag inzake de afschaffing van dwangarbeid, 1957 (nr. 105); (vi) de Uyghur Forced Labor Prevention Act, of (vii) alle toepasselijke wetten tegen mensenhandel of dwangarbeid in elk rechtsgebied waar u zaken doet.
6.2 Als u kennis neemt van of redelijkerwijs vermoedt dat er sprake is van een schending van nationale en/of internationale wetgeving tegen mensenhandel of dwangarbeid in enig rechtsgebied, dient u ASK4 hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen nadat u kennis heeft genomen van of redelijkerwijs vermoedt dat er sprake is van een schending, en in ieder geval bij elk onderzoek, elke formele klacht of elke claim met betrekking tot een daadwerkelijke of potentiële schending van de wet. U stemt ermee in om ASK4 binnen dertig (30) dagen na een dergelijk onderzoek, een formele klacht of een claim op de hoogte te stellen.
6.2.1 Als onderdeel van onze verplichtingen onder de wetgeving inzake moderne slavernij en ESG kan ASK4 van u verlangen dat u: u aanmeldt als lid bij Supplier Ethical Data Exchange ("SEDEX"), uw profiel invult om een risicobeoordelingsscore te verkrijgen, uw registratie actief houdt en contact onderhoudt met ASK4 op het SEDEX-platform;
6.2.2 ervoor zorgen dat alle ethische of sociale audits die door u, door derden namens u of door derden met betrekking tot uw activiteiten worden uitgevoerd, worden geregistreerd op het SEDEX-platform en ter beschikking worden gesteld aan ASK4 (elk een "Audit"); en
6.2.3 op eigen kosten passende corrigerende maatregelen nemen om eventuele problemen of tekortkomingen die tijdens een audit zijn geconstateerd, te verhelpen.
7. Verantwoord inkopen van mineralen
7.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat alle mineralen die worden gebruikt in producten die aan ASK4 worden geleverd (met inbegrip van tin, tantaal, wolfraam en goud) op verantwoorde wijze worden gewonnen en niet direct of indirect gewapende groeperingen financieren of ten goede komen, noch bijdragen aan schendingen van de mensenrechten.
7.2 U garandeert en verbindt zich ertoe om passende maatregelen te nemen op het gebied van due diligence en traceerbaarheid in de toeleveringsketen, in overeenstemming met de OESO-richtlijnen voor due diligence voor verantwoorde toeleveringsketens van mineralen uit conflictgebieden en risicogebieden en, indien van toepassing, EU-verordening 2017/821.
7.3 U garandeert en verbindt zich ertoe om niet bewust mineralen te betrekken uit conflictgebieden en gebieden met een hoog risico (CAHRA's) zonder passende risicobeoordeling, risicobeperkende maatregelen en gedocumenteerde due diligence, en u dient op verzoek bewijs van naleving te verstrekken.
7.4 U garandeert en verbindt zich ertoe om deze nalevingsvereisten contractueel door te geven aan uw hele toeleveringsketen, inclusief onderaannemers en hardwarefabrikanten.
8. Wet op de gelijkheid van 2010
8.1 U dient zich te houden aan het beleid van ASK4 (zoals u van tijd tot tijd wordt meegedeeld) met betrekking tot de behandeling van alle bewoners, toekomstige bewoners en hun gasten op een eerlijke, professionele manier, zonder rekening te houden met leeftijd, handicap, ras, nationaliteit, etnische of nationale afkomst, religie, geloof of gebrek aan religie/geloof, geslacht, seksuele geaardheid, zwangerschap of het hebben van een kind, geslachtsverandering, en in overeenstemming met alle jurisdictierichtlijnen, en bovendien aanvaardt u de verantwoordelijkheid om uw vertegenwoordigers op te leiden om dit beleid na te leven.
8.2 Als u zich niet houdt aan het beleid van ASK4 zoals bedoeld in artikel 8.1 en de Equality Act 2010, kan ASK4 elke overeenkomst tussen u en ASK4 met onmiddellijke ingang beëindigen.
9. Screening van werknemers
9.1 U stemt ermee in om de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen en geen personeel of andere werknemers, arbeiders of onderaannemers in te zetten voor het uitvoeren van de Diensten op locaties van klanten van ASK4 zonder een DBS-certificaat (of lokaal equivalent) dat:
9.1.1 niet meer dan twaalf (12) maanden voorafgaand aan de aanvang van de Diensten door die persoon of personen is gedateerd;
9.1.2 is gecontroleerd en goedgekeurd in overeenstemming met uw interne beleidsregels; en
9.1.3 wordt ten minste om de drie (3) jaar vanaf de datum van afgifte van het vorige DBS-certificaat vernieuwd, voor zover de persoon bij u blijft werken om de diensten aan ASK4 te verlenen.
9.2 U begrijpt dat het uw plicht is om verantwoordelijke wervingspraktijken toe te passen en erkent het beleid van ASK4 met betrekking tot het doorlichten van de achtergrond van uw vertegenwoordigers.
10. Productcertificering en naleving
10.1 In deze clausule 10 betekent "Producten" alle goederen en diensten die door u aan ASK4 worden geleverd.
10.2 Alle Producten moeten voldoen aan alle toepasselijke wetten, voorschriften en normen die van toepassing zijn op de verkoop en distributie van dergelijke producten in alle markten waarin ASK4 actief is (namelijk het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie, de Verenigde Staten van Amerika en elk ander land waarvan ASK4 u op de hoogte stelt). Zonder de algemeenheid van het voorgaande te beperken, garandeert en verbindt u zich er specifiek toe dat alle Producten:
10.2.1 naar behoren voorzien zijn van de CE- en UKCA-markeringen;
10.2.2 voorzien zijn van alle vereiste markeringen (rechtstreeks of om ASK4 in staat te stellen aan de voorschriften te voldoen) krachtens de Waste Electrical and Electronic Equipment Regulations 2013, de Waste Electrical and Electronic Equipment Directive (en lokale implementaties daarvan) en Verordening (EU) 2023/1542 van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2023 betreffende batterijen en afgedankte batterijen;
10.2.3 voldoet aan alle toepasselijke veiligheids-, gezondheids- en milieubeschermingsvereisten en voldoet aan de voorschriften en normen die zijn vastgesteld door de Federal Communications Commission (FCC) en de Consumer Product Safety Commission (CPSC);
10.2.4 voldoet aan de richtlijn inzake elektromagnetische compatibiliteit (en lokale implementaties daarvan), waarbij wordt gewaarborgd dat dergelijke Producten geen elektromagnetische storingen veroorzaken of ondervinden, of interferentie veroorzaken met andere producten of apparaten.
10.3 U dient ervoor te zorgen dat alle onder deze overeenkomst geleverde Producten geschikt zijn voor het beoogde doel en legaal mogen worden verkocht, gebruikt en op de markt gebracht binnen het grondgebied van het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie en de Verenigde Staten. U dient alle goedkeuringen en certificeringen te verkrijgen.
10.4 Indien blijkt dat een Product niet voldoet aan de bepalingen van dit artikel 10, dient U onmiddellijk op eigen kosten alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat aan deze bepalingen wordt voldaan, met inbegrip van maar niet beperkt tot het aanpassen, vervangen of terugroepen van niet-conforme Producten.
11. Bepalingen inzake informatiebeveiliging
11.1 Wanneer u goederen, diensten of faciliteiten levert, verstrekt of beschikbaar stelt voor gebruik in verband met de levering van het openbare elektronische communicatienetwerk of de openbare elektronische communicatiedienst van ASK4, moet u ASK4 ondersteunen bij het naleven van de Electronic Communications (Security Measures) Regulations 2022 en artikel 105A(1) van de Communications Act 2003 (en alle soortgelijke vereisten die zijn geïmplementeerd in andere landen waar ASK4 actief is onder Richtlijn (EU) 2018/1972 tot vaststelling van het Europees elektronisch-communicatiecode). In het bijzonder moet u:
11.1.1 risico's voor de veiligheid van het netwerk of de dienstverlening van ASK4 identificeren die kunnen worden veroorzaakt door uw goederen, diensten of faciliteiten, en ASK4 hiervan op de hoogte stellen en met ASK4 samenwerken om deze risico's op eigen kosten te beperken;
11.1.2 Als u een netwerkprovider bent met toegang tot het netwerk of de dienst of gevoelige gegevens van ASK4, moet u passende en evenredige maatregelen nemen om (a) de risico's van beveiligingsinbreuken te identificeren; (b) de risico's van beveiligingsinbreuken te verminderen; en (c) voorbereid te zijn op het optreden van beveiligingsinbreuken;
11.1.3 ASK4 in staat stellen om alle activiteiten te controleren die door u worden ondernomen of geregeld met betrekking tot het netwerk of de dienst van ASK4;
11.1.4 samenwerken met ASK4 bij het oplossen van incidenten die een veiligheidsrisico vormen of bijdragen aan een veiligheidsrisico met betrekking tot het netwerk of de dienst van ASK4, of die het risico op een dergelijk veiligheidsrisico vergroten;
11.1.5 ervoor zorgen dat alle netwerkverbindingen en gegevensuitwisseling met ASK4, of geregeld door u of een derde partij namens u, veilig worden beheerd; en
11.1.6 beschikken over passende schriftelijke plannen voor het beheer van de beëindiging van en de overgang van contracten met ASK4, met behoud van de veiligheid van het netwerk of de dienst.
11.2 Wanneer u vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van ASK4 ("ASK4-gegevens") verwerkt, dient u ervoor te zorgen dat u over passende technische en organisatorische maatregelen beschikt om ASK4-gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens, in overeenstemming met de schade die kan voortvloeien uit ongeoorloofde of onwettige verwerking of onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging en de aard van de te beschermen gegevens. rekening houdend met de stand van de technologische ontwikkeling en de kosten van de implementatie van maatregelen (deze maatregelen kunnen, indien van toepassing, het pseudonimiseren en versleutelen van ASK4-gegevens omvatten, het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van haar systemen en diensten, het waarborgen dat de beschikbaarheid van en toegang tot ASK4-gegevens na een incident tijdig kan worden hersteld, en het regelmatig beoordelen en evalueren van de effectiviteit van de door u genomen technische en organisatorische maatregelen).
11.3 Wanneer u persoonsgegevens verwerkt in verband met het aanbieden van een openbare elektronische communicatiedienst, dient u ASK4 binnen vierentwintig (24) uur op de hoogte te stellen van elke inbreuk. Met betrekking tot alle andere inbreuken op de beveiliging die leiden tot onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens met betrekking tot uw goederen, diensten of faciliteiten, dient u ASK4 binnen tweeënzeventig (72) uur op de hoogte te stellen.
11.4 Wanneer u producten, software of diensten voor ASK4 ontwikkelt of IT-ondersteuningsdiensten aan ASK4 levert, dient u redelijke vaardigheid en zorgvuldigheid te betrachten om ervoor te zorgen dat de diensten op een veilige manier worden geleverd en/of ontwikkeld, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:
11.4.1 veilige coderingspraktijken implementeren om veelvoorkomende kwetsbaarheden zoals SQL-injectie, cross-site scripting (XSS) en cross-site request forgery (CSRF) te voorkomen;
11.4.2 het uitvoeren van regelmatige beveiligingsbeoordelingen, waaronder codebeoordelingen en kwetsbaarheidsscans;
11.4.3 waar nodig zorgen voor gegevensversleuteling, zowel tijdens het transport als in rust;
11.4.4 het toepassen van noodzakelijke patches en updates om bekende kwetsbaarheden onmiddellijk aan te pakken;
11.4.5 ervoor zorgen dat bibliotheken en componenten van derden die in de software worden gebruikt, regelmatig worden bijgewerkt en vrij zijn van bekende kwetsbaarheden;
11.4.6 het uitvoeren van strenge beveiligingstests en het onmiddellijk verhelpen van alle vastgestelde beveiligingsproblemen;
11.4.7 passende toegangscontroles implementeren om ervoor te zorgen dat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot de software en gerelateerde gegevens; en
11.4.8 geen open-source software opnemen die is gelicentieerd onder voorwaarden die vereisen dat gedistribueerde software of afgeleide werken daarvan onder dezelfde open-source licentie worden gedistribueerd (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, software die is gelicentieerd onder de GNU General Public License (GPL), Affero General Public License (AGPL)) (samen"Copyleft Open-Source Software") in de ontwikkelde software zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ASK4. U mag open-source software gebruiken die geen Copyleft Open-Source Software is.
12. Verwerking van persoonsgegevens
Tenzij anders overeengekomen, dient u, wanneer u als gegevensverwerker omgaat met persoonsgegevens van ASK4, dit te doen in overeenstemming met de ASK4-overeenkomst inzake gegevensverwerking (ASK4-verwerkingsverantwoordelijke) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
13. Gezondheid en veiligheid
13.1 U dient:
13.1.1 beschikken over de vaardigheden, kennis, ervaring en gedragingen en, indien nodig, de organisatorische capaciteiten om te voldoen aan de relevante competentie-eisen die van toepassing zijn op uw functie, en ASK4 voorzien van relevante informatie zodat ASK4 met succes kan beoordelen of u voldoet aan de toepasselijke gezondheids- en veiligheidswetgeving; en
13.1.2 gegevens bijhouden en bewaren van verplichte gezondheids- en veiligheidstrainingen en deze op verzoek ter beschikking stellen aan ASK4.
13.2 Wanneer u "bouwwerkzaamheden" uitvoert in de zin van de Construction (Design and Management) Regulations 2015 of enige andere lokaal toepasselijke implementatie van Europese Richtlijn 92/57/EEG (de "CDM-voorschriften"), dient u:
13.2.1 de rol van hoofdaannemer en/of hoofdontwerper vervullen zoals vereist door de CDM-voorschriften;
13.2.2 ASK4 inzicht verschaffen in de werkwijzen op de locatie en alle documentatie die is opgesteld ten behoeve van de CDM-voorschriften; en
13.2.3 voldoen aan deel 2A van de bouwvoorschriften van 2010 en, bij het uitvoeren van werkzaamheden in verband met een "gebouw met een hoger risico" (zoals gedefinieerd in de voorschriften voor gebouwen met een hoger risico (beschrijvingen en aanvullende bepalingen) van 2023 (SI 2023/275)), de voorschriften voor gebouwen (procedures voor gebouwen met een hoger risico) (Engeland) Regulations 2023 (SI 2023/909).
13.3 U garandeert en verbindt zich ertoe dat u niet onderworpen bent geweest aan ernstige sancties opgelegd door een gezondheids- en veiligheidsinstantie (waaronder de Building Safety Regulator, de Health and Safety Executive, een opvolgende instantie of een lokale of openbare autoriteit), noch dat u zich schuldig heeft gemaakt aan soortgelijk wangedrag onder de Building Regulations 2010.
14. Aanvullende bepalingen
14.1 U garandeert en verbindt zich ertoe dat er op geen enkel relevant moment sprake is van beschuldigingen, aanklachten, procedures, onderzoeken of verzoeken om informatie van u of een van uw vertegenwoordigers door een overheidsinstantie met betrekking tot een daadwerkelijke of potentiële schending van deze nalevingsvereisten. U zult ASK4 onmiddellijk op de hoogte stellen als dit verandert of waarschijnlijk zal veranderen.
14.2 U garandeert en verbindt zich ertoe dat alle betalingen die worden gedaan in verband met de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ASK4:
14.2.1 correct en nauwkeurig worden geregistreerd in uw boeken en bescheiden, met vermelding van het bedrag, het doel en de ontvanger;
14.2.2 behouden in overeenstemming met uw interne procedures, samen met ondersteunende documentatie; en
14.2.3 onderhouden in overeenstemming met alle andere toepasselijke wetten met betrekking tot het opstellen en bijhouden van boeken, registers of rekeningen, in elk geval op een manier die voldoende zekerheid biedt dat al uw transacties worden geregistreerd in een vorm die naleving van deze nalevingsvereisten mogelijk maakt.
14.3 U garandeert en verbindt zich ertoe dat noch u, noch een van uw vertegenwoordigers:
14.3.1 interne boekhoudcontroles heeft omzeild;
14.3.2 boeken, bescheiden of rekeningen heeft vervalst;
14.3.3 fondsen of activa heeft opgericht of aangehouden die niet zijn opgenomen in de boeken en bescheiden van een dergelijke entiteit; of
14.3.4 geprobeerd een accountant te dwingen of op frauduleuze wijze te beïnvloeden in verband met een audit, beoordeling of onderzoek van uw financiële overzichten.
14.4 U verbindt zich ertoe dat u zich tijdens de looptijd van een overeenkomst tussen u en ASK4 niet zult bezighouden met een van de bovengenoemde activiteiten.
14.5 ASK4 en haar bevoegde vertegenwoordigers kunnen uw boeken, bescheiden, rekeningen en alle andere documenten die betrekking hebben op een overeenkomst tussen ASK4 en u, ongeacht de vorm waarin deze worden bewaard, controleren, onderzoeken en kopiëren om na te gaan of u aan deze nalevingsvereisten voldoet. U zult al deze gegevens en rekeningen bewaren gedurende de looptijd van elke overeenkomst tussen u en ASK4 en gedurende (i) drie (3) jaar na het verstrijken of beëindigen van elke overeenkomst tussen u en ASK4 of (ii) de periode die wordt voorgeschreven door uw beleid inzake gegevensbewaring (afhankelijk van welke periode het langst is). U stemt ermee in om volledig mee te werken aan dergelijke controles. De rechten in deze clausule 14 moeten expliciet worden opgenomen in elke latere onderaannemingsovereenkomst of overeenkomst tussen u en een van uw vertegenwoordigers in verband met de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ASK4.
14.6 U dient personeel en alle werknemers van onderaannemers die diensten verlenen op grond van een overeenkomst tussen u en ASK4 een training op het gebied van bestrijding van omkoping en corruptie te geven, of, op verzoek van ASK4, ASK4 toestemming te geven om een dergelijke training te geven.
14.7 U garandeert en verbindt zich ertoe dat u en uw vertegenwoordigers adequate beleidsregels, procedures en controles (met inbegrip van een klokkenluidersprocedure) handhaven en zullen blijven handhaven om ervoor te zorgen dat de diensten die worden verleend in het kader van een overeenkomst tussen u en ASK4 voldoen aan deze nalevingsvereisten. Deze omvatten beleidsregels en procedures met betrekking tot (i) boekhouding en financiële transacties, (ii) opleiding van personeel, en (iii) due diligence met betrekking tot derden. U dient ervoor te zorgen dat uw vertegenwoordigers op de hoogte zijn van deze beleidsregels, procedures en controles en dient ASK4 op schriftelijk verzoek onmiddellijk kopieën of details daarvan te verstrekken.
14.8 Als u kennis neemt van of redelijkerwijs vermoedt dat er sprake is van een schending van deze nalevingsvereisten in verband met de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ASK4, dient u ASK4 hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen. U verbindt zich ertoe:
14.8.1 een onderzoek instellen en onmiddellijk maatregelen nemen om alle in de kennisgeving genoemde illegale of onethische activiteiten op te schorten in afwachting van de uitkomst van het onderzoek;
14.8.2 volledig mee te werken aan elk onderzoek van ASK4 om vast te stellen of er sprake is van een overtreding en, zo snel mogelijk en in ieder geval binnen negentig (90) dagen na kennisgeving, een schriftelijk rapport te verstrekken aan de General Counsel van ASK4 waarin de methode, reikwijdte en resultaten van het onderzoek worden beschreven. Het rapport moet een voorgestelde oplossing bevatten voor elke daadwerkelijke of potentiële overtreding. U moet verder onderzoek doen en de voorgestelde oplossing indien nodig herzien om binnen een redelijke termijn na het indienen van het rapport de goedkeuring van ASK4 te verkrijgen, en u moet elke goedgekeurde oplossing implementeren; en
14.8.3 dat ASK4 informatie met betrekking tot een mogelijke schending van de anti-omkopingsbepalingen, met inbegrip van het bestaan en de voorwaarden van een overeenkomst tussen u en ASK4, mag bekendmaken aan relevante overheidsinstanties en aan andere personen die volgens ASK4 of haar juridisch adviseur een legitieme reden hebben om hiervan op de hoogte te zijn.
14.9 Indien ASK4 te goeder trouw van mening is dat u of een van uw vertegenwoordigers op enigerlei wijze in strijd heeft gehandeld met deze nalevingsvereisten, waardoor ASK4 aansprakelijk kan worden gesteld of aanzienlijke reputatieschade kan lijden, heeft ASK4 het eenzijdige recht om onmiddellijk na schriftelijke kennisgeving aan u:
14.9.1 de verplichting van ASK4 om de in een overeenkomst tussen u en ASK4 vastgelegde schadevergoeding te betalen, te beëindigen; en/of
14.9.2 elke overeenkomst tussen u en ASK4 onmiddellijk te beëindigen.
14.10 U vrijwaart ASK4 voor alle verliezen en kosten die voortvloeien uit of verband houden met enige schending van deze nalevingsvereisten. Dit omvat alle redelijke kosten van derden (met inbegrip van redelijke juridische en andere professionele honoraria en onkosten), boetes, schadevergoedingen en andere contante financiële verplichtingen (met inbegrip van terugbetaling van inkomsten of winsten) die ASK4 lijdt of oploopt, of die aan ASK4 worden opgelegd in verband met het bestaan, de bevindingen of de uitkomst van een klacht, onderzoek of procedure met betrekking tot uw naleving van deze nalevingsvereisten. Indien een bepaling van deze vrijwaring ongeldig of niet-afdwingbaar is onder de toepasselijke wetgeving, wordt deze geacht te zijn gewijzigd voor zover nodig om deze wettig, geldig en afdwingbaar te maken. Indien een dergelijke wijziging niet mogelijk is, wordt de bepaling geschrapt en blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht en worden deze, indien nodig, zodanig geïnterpreteerd dat zij zo dicht mogelijk aansluiten bij het beoogde doel van deze vrijwaring.
14.11 ASK4 kan doorlopend due diligence-onderzoek naar u uitvoeren (waarbij de omvang, methode, aard en duur uitsluitend naar redelijk oordeel van ASK4 worden bepaald). U stemt ermee in om volledig mee te werken aan doorlopend due diligence-onderzoek en om snel en nauwkeurig te reageren op verzoeken om informatie of documenten in het kader van due diligence-onderzoek.
14.12 Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst die door ASK4 is ondertekend en van toepassing is op de betreffende leveringen, worden alle leveringen uitgevoerd onder en in overeenstemming met de ASK4-inkoopvoorwaarden (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase). Deze voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van alle andere voorwaarden (met inbegrip van voorwaarden waarnaar wordt verwezen in offertes, bevestigingen, facturen, leveringsbonnen, catalogi of voorwaarden die worden geïmpliceerd door handel, gewoonte of gang van zaken). Wanneer in een afzonderlijke ondertekende overeenkomst wordt vermeld dat deze alle leveringen tussen de partijen omvat, heeft deze voorrang voor het daarin vermelde toepassingsgebied en de daarin vermelde duur. Anders blijven de ASK4-aankoopvoorwaarden van toepassing op alle andere bestellingen en op alle leveringen aan ASK4.
14.13 U verstrekt ASK4 ten minste eenmaal per jaar of op verzoek van ASK4 een certificaat waarin wordt bevestigd dat aan deze nalevingsvereisten wordt voldaan.
Updates
Op 16 februari 2024 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met een nieuwe sectie 8 (waarbij de daaropvolgende secties opnieuw zijn genummerd). Deze nieuwe sectie is van toepassing op alle leveringen van producten (zoals gedefinieerd in de update) die op of na die datum plaatsvinden.
Op 20 juni 2024 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met een nieuwe sectie 9 (de daaropvolgende secties zijn opnieuw genummerd). Deze nieuwe sectie is van toepassing op alle leveringen van producten die op of na die datum plaatsvinden.
Op 8 juli 2024 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met een nieuwe paragraaf 5.2 (de daaropvolgende paragrafen zijn opnieuw genummerd). Deze nieuwe paragraaf is van toepassing op alle aanbieders.
Op 11 november 2024 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met een nieuwe sectie 10 (gegevensverwerking). Deze nieuwe sectie is van toepassing op alle relevante aanbieders.
Op 13 maart 2025 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met een nieuwe sectie 11 (gezondheid en veiligheid). Deze nieuwe sectie is van toepassing op alle relevante aanbieders.
Op 6 oktober 2025 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met een nieuwe paragraaf 12.11 (inkoopvoorwaarden). Deze nieuwe paragraaf is van toepassing op alle leveranciers.
Op 23 februari 2026 zijn deze nalevingsvereisten bijgewerkt met typografische en taalkundige correcties, verduidelijkingen van gedefinieerde termen, wijzigingen in bepaalde definities (waaronder de toevoeging van specifieke regio's aan de definitie van 'gesanctioneerd land' en toevoegingen aan 'moderne slavernij' en 'ESG-wetgeving'), en de introductie van een nieuwe sectie 7 (Verantwoorde winning van mineralen) (waarbij de daaropvolgende artikelen opnieuw zijn genummerd), samen met bijbehorende nalevingsbepalingen. Deze update is van toepassing op alle leveranciers.